Módulo de Cotizaciones, remisiones, requisiciones, entregas, ordenes de pedido y ordenes de compra
Este módulo permite realizar un registro, control y seguimiento a las transacciones de compra de insumos y venta de productos, tales como: pedidos a proveedores, cotizaciones a clientes, remisiones a clientes, recepción de materiales de proveedores y requisiciones internas de materiales.
Características:
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Total integración con el módulo de inventarios y órdenes de producción y trabajo.
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Permite realizar el seguimiento y control de los pedidos desde la cotización hasta la factura, por medio de la trazabilidad por documentos referencia.
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Permite crear cotizaciones totalmente personalizadas, con la posibilidad de adjuntarle documentos anexos (archivos externos al programa), como: archivos rtf, gráficos, etc.
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Permite predefinir encabezados, pie de página y observaciones en general por medio del maestro de observaciones, los cuales pueden ser programados en cada operación para que se adicionen automáticamente.
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Permite conocer el inventario disponible y hacer proyecciones a futuro (inventario proyectado).
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Permite recibir anticipos de clientes en los pedidos y hacer anticipos a los proveedores en las órdenes de compra.
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Maneja información tan importante como: forma de envío, forma de pago, fecha de entrega, etc.
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Permite definir la fecha entrega basándose en los días hábiles de trabajo de su empresa.
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Cuando un pedido de un cliente, orden de trabajo u otro documento es cancelado, se puede cerrar fácilmente.
Permite realizar las facturas de venta basadas en pedidos o remisiones, con unos pocos clic, igual para facturas de compra.
Operaciones:
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Operación para el registro de cotizaciones a los clientes.
Permite elaborar cotizaciones en segundos, basadas en el maestro de elementos de control y en las listas de precios.
El sistema permite imprimir la cotización lista para la firma.
Permite hacer múltiples configuraciones para adecuar las cotizaciones a las necesidades de la empresa. .
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Operación para el registro de pedidos de un cliente.
Permite registrar los pedidos de los clientes en el sistema. Estos se pueden basar en la información ya registrada de las cotizaciones.
También permite registrar anticipos y procesarlos contablemente.
Las facturas se pueden basar en los pedidos del cliente, evitando tener que volver a digitar los elementos solicitados. .
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Operación para el registro de remisiones a un cliente.
Permite registrar las entregas parciales de mercancía a los clientes, basándose si se quiere en los pedidos.
El sistema controla las cantidades entregadas, respecto a los pedidos y facturas.
Las facturas se pueden basar en las remisiones al cliente, evitando tener que volver a digitar los elementos ya remitidos.
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Operación para el registro de devolución de productos por un cliente.
Permite registrar devoluciones de las remisiones que hacen los clientes, manteniendo actualizadas las cantidades entregadas y pendientes de facturación. .
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Operación para el registro de requisición interna de materiales.
Permite registrar las solicitudes (requisiciones) de materiales por parte de los departamentos de la empresa y llevar un control de sus respectivas entregas. .
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Operación para el registro de orden de compra a un proveedor.
Permite registrar las órdenes de compra a los proveedores, donde además de llevar un control de esas órdenes de compra, permite imprimir el documento de orden de compra listo para ser enviado al proveedor.
Las compras se pueden basar el las órdenes de compra ya hechas a los proveedores, evitando tener que digitar nuevamente los elementos ya ordenados. .
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Operación para el registro de recepción de materiales.
Permite registrar las recepciones de materiales, afectando inmediatamente los informes de disponibilidad de materiales. .
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Operación para el registro de devolución de materiales a un proveedor.
Permite registrar las devoluciones de materiales que se le hagan a los proveedores, afectando de inmediato los informes de disponibilidad de materiales o mercancías. .
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Operación para el cierre de documentos.
Permite cerrar documentos que estén pendientes y no se hayan cerrado ya por las otras operaciones, como las facturas de compra o facturas de venta.
Consulta de inventario de disponibilidad. Este es uno de los principales informes, ya que permite visualizar la disponibilidad de elementos o recursos de inventario en una fecha proyectada, teniendo en cuenta las existencias actuales y las fechas de entrega de las órdenes de compra pendiente, los pedidos de los clientes, la fecha de terminación de las órdenes de producción, las remisiones a los clientes y las entregas de los proveedores.
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Explorador de movimientos de cotizaciones, remisiones, requisiciones, entregas, órdenes de pedido y órdenes de compra.
Este informe permite visualizar todos los pedidos, órdenes de compra, cotizaciones y demás documentos pendientes de cerrar, visualizando su plazo de entrega o vigencia con la ayuda de colores tipo semáforo.
Por ejemplo, los pedidos de los clientes que tienen todavía buen plazo para la entrega se visualizan en color verde. Los pedidos que están próximos a vencerse en color amarillo y los pedidos que no se han entregado y están vencidos se visualizan en color rojo.
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El módulo incluye además:
Maestro de observaciones. Maestro de anexos para cotizaciones.
Impresión de documentos:
Exportación de cualquier informe o documento a: MS-Excel, RTF (Texto enriquecido), PDF (Adobe Acrobat), HTML (Página web), XHTML, Imagen GIF, Imagen JPG, Imagen BMP, Imagen EMF, Imagen WMF, Archivo de texto TXT imitando informe, Archivo de texto TXT. .
