GENERACIÓN DE INFORMES EN MEDIOS ELECTRÓNICOS

  
  
  

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  La generación de los informes en medios electrónicos se resume en estos 5 sencillos pasos:
   
  

Paso 1. Adecuación del listado de terceros a las nuevas especificaciones de la DIAN
(Resoluciones 7838 a 7935 de Julio de 2009 - E.T. 631).

Dado que la DIAN ha puesto requerimientos especiales para la presentación de la información de terceros, se hace necesario que nuestros usuarios adecuen la lista de terceros para que se cumpla con los nuevos requerimientos y se pueda presentar la información exógena en medios electrónicos con mayor facilidad.

Los usuarios que ya hicieron la adecuación de terceros para la presentación de los medios magnéticos del año gravable 2008, solo deben hacer las adecuaciones correspondientes a personas o entidades del exterior.

El procedimiento para adecuar la lista de terceros es simple y solo debe realizarse una vez.

AgroWin 3.0 cuenta con un completo conjunto de utilidades que le permitirán adecuar su lista de terceros a las nuevas especificaciones, como:

  • Utilidad para separar dígito de verificación.

  • Utilidad para separar nombres de apellidos.

  • Utilidad para asignar códigos a los departamentos y municipios.

  • Utilidad para marcar los terceros que serán reportados en los medios magnéticos.

Personas o entidades del exterior:

Debe asegurarse de marcar todos los terceros que correspondan a personas o entidades del exterior con 'PE-Persona extranjera' en el paso 2, correspondiente a clasificación tributaria o legal del tercero.

Los terceros que en su país de origen posean un número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el Impuesto a la Renta o su similar, se les debe registrar ese código en el campo de identificación del tercero y en el campo de tipo de documento colocar '42: Documento extranjero'.

Los terceros que no dispongan de esa identificación en su país de origen, se deben marcar con una numeración interna en cada empresa y el tipo de documento '99: Código interno'.

Con la información clasificada y codificada de esta forma el sistema que genera las tablas de medios electrónicos podrá diligenciar correctamente los formularios cuando se trate de personas extranjeras, asignando el tipo de documento '43: Documento definido para información exógena' cuando corresponda.

Para mayor información acerca de cómo adecuar la lista de terceros a los nuevos requerimientos consulte:

Adecuación del listado de terceros a las nuevas especificaciones de la DIAN

 

Otras páginas de interés, sobre medios electrónicos:

Página oficial de la DIAN

Centro Interamericano - Jurídico DIAN

 

Paso2. Selección del formato a diligenciar.

Ingrese Menú > Programas > Contabilidad > Formatos para medios magnéticos.

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Se activa la siguiente ventana:

Note en esta tabla de formatos la columna correspondiente a la 'Edición'. Los formularios correspondientes a la presentación de medios electrónicos de año gravable 2008 se han dejado como la edición 3.

Los formularios a diligenciar para la presentación de los medios electrónicos correspondientes al año gravable 2009 han quedado rotulados como la edición 4.

La razón de dejar los formularios anteriores (Edición 3) es para que quienes hubiesen hecho configuraciones especiales de cuentas para los distintos formatos, los puedan consultar.

AgroWin 3.0 ofrece 12 formatos de presentación de información exógena, ya configurados según los respectivos decretos emitidos por la DIAN en Julio de 2009. Estos formatos pueden ser modificados por el usuario según sus necesidades y bajo su responsabilidad.

Los usuarios que requieran otros formatos diferentes a los pre-configurados, los pueden adicionar a esta lista y definirlos según las especificaciones de la DIAN.

Paso 3. Revisión de la asociación de conceptos y cuentas.

Al seleccionar el formato a diligenciar (doble clic), se despliegan una ventanas que suministran información acerca del diseño del formato, como esta que suministra algunas observaciones que pueden serle de gran ayuda.

Recomendamos leer las notas de cada formato para buen uso y entendimiento de cada formato.

El siguiente paso permite la asociación de las cuentas a los conceptos definidos en los diferentes formatos.

AgroWin 3.0 ya tiene asociadas la mayoría de las cuentas a los conceptos definidos en los diferentes formatos. El usuario solo debe revisar esta asociación y deberá agregar aquellas cuentas que son propias del manejo contable de su finca o empresa agrícola (marcadas con *). Tenga en cuenta que las cuentas que deje con la marca del asterisco '*', no serán tenidas en cuenta por el sistema.

Se presentan dos paneles: uno rotulado como 'Cuentas que incluye' y otro rotulado como 'cuentas que no aplican'.

Cada concepto se le pueden definir una o muchas cuentas cuyos saldos aplican para el cálculo del concepto. Incluso se pueden definir cuentas padre (por ejemplo la cuenta 14). Pero si la cuenta 14 tiene algunas hijas que no se deben incluir, entonces se discriminan en el panel 'Cuentas que no aplican'.

La columna Calcular indica que tipo de monto de la cuenta se calculará :

  • Saldo histórico a 31 de diciembre.
  • Valor de los débitos del año.
  • Valor de los créditos del año.
  • Saldo periodo: Valor de los débitos - créditos del año si es de naturaleza débito o créditos-Débitos si la naturaleza es crédito.

La columna fijar tercero se utiliza para indicarle al sistema que a todos los movimientos de la cuenta que se especifique, le debe asignar un tercero constante que se especifica en esa casilla. Esta se utiliza por ejemplo para las cuentas de retención en la fuente, IVA, y otras en las que el tercero de la transacción es el cliente o el proveedor, pero en el formato debe quedar es a quién se le debe el dinero, o sea a la DIAN.

La columna filtro permite especificar filtros especiales para cada concepto. Por ejemplo en el formato 1001, concepto 5007 donde se debe especificar las compras de activos movibles del año (inventarios), débitos a las cuentas 14XX o 62 según el tipo de inventario que se maneje (permanente o periódico respectivamente), se puede especificar un filtro que indique que de los débitos que se hagan a esas cuentas, únicamente considere los que se hayan hecho a través de operaciones cuyo tipo de documento soporte sea el '1: Factura de compra'. Filtro: ITDSop=1. Use el asistente para determinar el filtro.

 

Paso 4. Generación y cálculo de la información para el formato seleccionado.

Una vez garantizada la correspondencia de conceptos y cuentas, bastara con seleccionar el formato e indicar la generación de información para el formato:

Esta información debe ser revisada en su contenido y estructura para garantizar su veracidad y correcta generación. La plantilla puede ser modificada según las necesidades del usuario (doble clic sobre el concepto a modificar).

 

El sistema generará la tabla de información para presentar en una tabla temporal en donde el usuario tiene la oportunidad de revisarla, verificarla, completarla de acuerdo con sus requerimientos.

Note que el sistema presentará en rojo las casillas faltantes o con error.

Incluso, puede exportarla a MS-EXCEL para editarla y luego volverla a importar.

 

Paso 5. Generación del archivo XML.

Una vez se haya revisado la información generada del formato, solo bastará con indicarle al sistema que genere el archivo XML. Presione el botón rotulado 'XML'. El sistema entonces preguntará por los datos del archivo a generar, como sigue:

 

 

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

Finalmente puede aplicar el Prevalidador de los archivos XML. Si no produce ningún error, los archivos estarán listos para presentarle a la DIAN, por cualquiera de los métodos aceptados.

Los archivos han quedado localizados en la carpeta C:\Datos AgroWin\Áreas de trabajo\"Área de trabajo"\Mis archivos\Salida XML\... 

Tenga presente que "Área de trabajo", debe ser reemplazado por el nombre de el área de trabajo en la que usted trabaja actualmente en su equipo. 

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