PROCEDIMIENTO DE ADECUACIÓN DEL LISTADO DE TERCEROS A LAS NUEVAS ESPECIFICACIONES DE LA DIAN
(Resoluciones 7838 a 7935 de Julio de 2009- E.T. 631)
Paso 1. Activación de las configuraciones del listado de terceros.
Paso 2. Separación del digito de verificación y remoción de otros caracteres.
NUEVO! Los terceros que sean del exterior...
Paso 3. Determinación de las personas jurídicas.
Paso 4. Separación de Nombres y Apellidos.
Paso 5. Asignación de códigos a departamentos y ciudades.
Paso 1. Activación de las configuraciones del listado de terceros.
Estas configuraciones permiten independizar el manejo de nombres y apellidos, al igual que activar la asignación de códigos para los distintos departamentos y ciudades.
El Release No 50 y posteriores de AgroWin 3.0 permite registrar independientemente los NITs y los dígitos de verificación de los terceros.
El sistema realiza un proceso de chequeo en línea del dígito de verificación respecto al nit del tercero que esta siendo creado en AgroWin 3.0 (Solo en NITs).
A continuación se abrirá la siguiente ventana:
Este ventana le permite definir el carácter que normalmente usted utiliza para separar el digito de verificación del Nit del tercero, e igualmente identifica otros caracteres que se utilizan en los códigos, como pueden ser punto (.), Coma (,), Guión (-), entre otros. Estos caracteres serán removidos de los códigos y el digito de verificación llevado a un campo independiente.
Una vez este de acuerdo con esta configuración inicie el proceso de separación.
Recomendaciones:
AgroWin 3.0 realizará el chequeo del digito de verificación de todos los documentos cuyo tipo sea: 31 Nit.
Tenga presente que todo código que posea digito de verificación debe ser registrado en AgroWin con tipo de documento: 31 Nit.
Los terceros que sean del exterior deben estar correctamente clasificados como "PE" Persona Extranjera y el tipo de documento debe asignarse el siguiente:
42 - Tipo de documento extranjero, si se conoce el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia del tercero, en relación con el Impuesto a la Renta o su similar clasificación legal.
99 - Código interno, si el código del tercero ha sido inventado o asignado internamente.
Se debe marcar los terceros que son personas jurídicas, con el fin de que el sistema interprete el nombre del tercero como razón social. Los terceros que no se marquen, deberán tener en campos separados los nombres de los apellidos.
Para este paso puede utilizar la herramienta de "Edición inmediata", disponible en el maestro de terceros, a través de la cual con un simple clic puede indicar cuales terceros son Personas Jurídicas o puede ingresar a cada tercero y activar este atributo.
Este procedimiento separa los nombres de los apellidos de los terceros que no tengan activada el check de "Persona jurídica".
Para poder realizar la separación de nombres y apellidos, se debe definir que parte de la información almacenada en el campo nombre es Apellido y Nombre.
Para ello se deben entrar a editar el nombre del tercero, adicionando el carácter "< ó >" según sea el caso."
El carácter siempre debe apuntar hacia el Apellido. Ejemplo:
Juan Carlos > Restrepo Sánchez.
Morales Castro < Norma.
Una vez puesta la marca de separación a todos los terceros que no son persona jurídica,
se procede a realizar la separación de nombres y apellidos. Para ello ingrese: Maestro de terceros > clic derecho Utilidades > Separar nombre de apellido.
A continuación se abrirá la siguiente ventana:
En la cual encontramos los caracteres de separación de nombre y apellido y donde podemos iniciar el proceso de separación de nombres y apellidos.
Los nuevos requerimientos obligan a que cada tercero se le especifique el código del departamento y del municipio al que pertenecen, acorde con la nueva codificación de departamentos y ciudades de la DIAN.
Si Ud. ya tenía asignado a cada tercero los nombres de los departamentos y de las ciudades, puede utilizar la utilidad especial para automáticamente asignarle los códigos de departamento y ciudad respectivamente.
Para ello ingrese Maestro de terceros > clic derecho Utilidades > Asignar códigos a departamentos y ciudades.
A continuación se abrirá la siguiente ventana:
Este procedimiento asigna a los departamentos y municipios el código correspondiente, dentro de lo que sea posible, teniendo en cuenta que algunos nombres de departamentos y municipios pueden estar mal escritos o vacíos.
Igualmente usted debe revisar que todos sus terceros hayan quedado con un código de departamento y municipio asignado, de lo contrario, modifique su tercero y seleccione del menú el departamento y municipio respectivo.
Tenga presente que su finca o empresa agrícola también debe tener asignado un código de departamento y ciudad, para revisar o adicionar usted solo debe ubicarse en el Explorador gráfico de la finca (Árbol de nodos), seleccionar la finca, y clic derecho modificar. En esta ventana encontrara toda la información de su finca y en el campo Depto/Estado seleccione (linterna) el departamento correspondiente e igualmente con el campo Ciudad/Municipio y Aceptar.
Recomendaciones Especiales.
El procedimiento de separación de dígitos de verificación, puede ser bastante demorado, ya que debe cambiar cada NIT en todas las operaciones, comprobantes y maestros del sistema; por lo anterior le recomendamos iniciar estos procesos con anticipación y en horas de bajo uso del sistema AgroWin y que no sea accesado por otros usuarios desde una red.
Todos los terceros incluidos en la información exógena a presentar en la DIAN, deben tener asignada una dirección de residencia.