ContaPyme (R52 en adelante) está diseñado con las herramientas necesarias para convertirlo en un software de punto de venta, con impresión de tirillas, lectura de códigos de barras, manejo de múltiples cuentas pendientes por facturar (p.e. mesas de restaurante), entre muchas otras características que facilitan el registro y facturación de las operaciones de ventas de productos y servicios.

Con la configuración que se mencionará a continuación se pretende configurar ContaPyme para trabajar como un Punto de Venta (POS) en un computador de facturación, siendo posible de todas formas, el registro de otras operaciones diferentes a la venta de productos.

Pasos para configurar ContaPyme como un Punto de Venta (POS):

1. Antes de empezar se debe tener creada el área de trabajo y la empresa para la cuál se registrará la información.

2. Ingresar al menú Mantenimiento>Configuraciones de usuario, ubicarse en la pestaña Módulos y desplegar las opciones de Inventarios y Facturación>Facturación.

3. "Identificación del equipo para facturación": aquí se debe especificar un código para la máquina de facturación que se está configurando. Puede ser un código alfanumérico de máximo 4 caracteres. Este código será usado para generar el Comprobante informe diario de ventas.

Se debe tener en cuenta que, si luego se cambia la Identificación del equipo para facturación, las ventas que hayan sido registradas con el código anterior no se modificarán para que queden con el código nuevo.

4. "Configuración operación de ventas": Esta opción de configuración es la más importante para la facturación en modo POS, puesto que aquí se incluyen todas las opciones que alteran la visualización de pasos, campos y barras de botones, etc. en la operación de ventas.

Esta página cuenta con dos botones para configuraciones predefinidas de la operación de ventas: una con interfaz y funciones de punto de venta y otra con funciones avanzadas y flexibles para todos las opciones y propósitos.

Para mayor información sobre cada opción de esta página, vea la explicación que aparece en la parte inferior de esta ventana de configuración en ContaPyme.

Valores generales: esta categoría comprende los datos generales de la operación de ventas (lista de precios, bodega, cliente, vendedor, etc), que pueden ser predefinidos para todas las ventas permitiendo o no la modificación de cada dato al momento de registrar la venta. Por ejemplo, es posible determinar, ocultar o impedir la modificación del código de la bodega por defecto (para egreso de productos) que se usará en todas las ventas.

Configuración de ventanas para pago rápido: esta categoría permite determinar las cuentas y datos por defecto, que se usarán para la generación de movimientos contables por concepto del pago en efectivo, banco, a crédito o con bono, que el cliente hace a la empresa por la venta de productos.

Opciones generales de visualización: esta categoría comprende básicamente la configuración de la interfaz y el control de funcionalidad de la operación de ventas. De esta categoría las principales para el trabajo en modo POS son: documento por defecto para imprimir, ver barra de acceso rápido de funciones, tipo de forma de pago (por defecto), tipo de encabezado a ver en la operación, imprimir factura automáticamente al grabar?, grabación continua de operaciones de venta? y procesar automáticamente al grabar la operación?.

5. (Opcional) Si en la máquina de facturación se va a manejar múltiples cuentas pendientes por facturar, tal como es el caso de un restaurante, un hotel, un almacén (para atender una persona sin esperar a facturar para atender otra), etc., se entra a la opción "Manejo de múltiples cuentas pendientes por facturar".

En esta ventana se debe entonces activar la primera opción "Habilitar el manejo de cuentas que quedan pendientes por facturar?".

Luego se determina el nombre para las cuentas pendientes por facturar, por ejemplo: mesas, habitaciones, cuentas, turnos, etc.

Si hay varios equipos de facturación y se necesita que sea independiente por cada equipo el manejo de cuentas pendientes por facturar, se marca la opción "Manejo de <cuentas> pendientes por facturar por cada equipo de facturación?". Si se deja desactivada, las cuentas por facturar serán comunes para todos los equipos, es decir, lo que se hace en un equipo se puede ver desde otro.

Para ilustrar un caso, vamos a considerar un restaurante con cuentas de mesas que permanecen sin facturar hasta el momento del pago.

Ahora se determina el tamaño de la tabla o cuadrícula para manejar las cuentas pendientes por facturar. El sistema creará una tabla de botones de acuerdo al número de columnas y filas que se defina en este punto. Para el caso de la imagen, se creará una tabla de mesas de 30 botones, es decir, para manejar 30 mesas.

Sin embargo, no necesariamente se deben tener activas las 30 mesas. Es posible indicarle al sistema los consecutivos de las mesas que estarán deshabilitadas. Esto puede ser útil también para definir un esquema del área del restaurante, hotel, etc.

Para la desactivación de mesas se debe tener en cuenta que el sistema generará la tabla y numerará consecutivamente las mesas de la siguiente forma:

De todas formas, el sistema permite también la desactivación de mesas (si el usuario tiene el permiso adecuado) desde la misma ventana de manejo de mesas (ver abajo). Así, se puede ir deshabilitando uno a uno los botones deseados de una forma más ilustrada.

Por último, sólo si hay varios equipos de facturación y el manejo de cuentas pendientes por facturar es común para todos, se debe determinar el código por defecto para ventas por registradora. Esto es necesario indicarlo ya que varios equipos al mismo tiempo pueden intentar registrar una venta no asociada a alguna cuenta pendiente por facturar (mesa), es decir que la venta se hace inmediatamente por registradora.

Para el caso ilustrado, en la operación de ventas el sistema mostraría una ventana como ésta.

Ahora, se despliega la opción POS del árbol de opciones de Inventarios y facturación.

6. (Opcional) "Configuración para impresión de tirilla": ContaPyme viene preparado para la impresión de facturas en formato de tirilla. Sin embargo, en esta ventana se puede configurar el color de impresión (si la impresora lo soporta) y los comandos de impresión que se deban enviar a la impresora, antes y después de imprimir.

7. "Apertura de cajón monedero": Este paso es importante para que funcione correctamente la apertura del cajón monedero. Básicamente se debe determinar cómo se encuentra conectado el cajón monedero al computador:

• Conectado a la impresora: la mayoría de impresoras POS tienen un puerto RJ11 (como el de un teléfono) en la parte de atrás para la conexión de un cajón monedero. Si su impresora POS y su cajón monedero están conectados de esta forma, active esta opción.

• Conectado al computador: ciertas referencias de cajones monederos vienen con cable para conexión a un puerto serial o paralelo del computador. En este caso, se debe activar esta opción, indicar al sistema a cuál puerto fue conectado el cajón y qué secuencia de caracteres se debe enviar al puerto para su apertura. Por lo general con un solo caracter basta para abrirlo.

Adicionalmente se puede indicar al sistema que abra o no el cajón monedero al imprimir la factura de tirilla. Si no se activa esta opción, será necesario abrirlo presionando las teclas Ctrl-F3 en la operación de ventas (Si se tiene el permiso para abrir el cajón monedero en cualquier momento. Ver permisos de facturación).

8. (Opcional) "Configuración de letra para impresora": La factura en tirilla ha sido diseñada con un tipo de letra especial para las impresoras Epson de tirilla. El tipo de letra de esta ventana sólo es necesario modificarlo si la impresión no está saliendo con la calidad o la velocidad apropiada.

9. (Opcional) "Impresión de códigos de barras": Esta ventana provee varias opciones que determinan la configuración preliminar de la impresión de códigos de barras para los productos creados. De todas formas, antes de imprimir las etiquetas con códigos de barras, el sistema confirmará esta configuración.

10. "Configuración del lector de código de barras": Esta ventana muestra información sobre la manera de configurar el lector de código de barras para que trabaje eficientemente con ContaPyme. Para mayor información vea la página Cómo configurar el lector de códigos de barras.

11. "Campo de datos del producto para el código de barras": el código de barras asociado a un producto puede ser ingresado al sistema de dos formas:

• En el mismo código de identificación del producto, en cuyo caso al crear el producto, se debe especificar como código el código de barras (se puede usar el lector).

• En otro campo de datos diferente el código, como la referencia del fabricante o alguno de los campos de libre definición (para mayor información ver Mantenimiento>Configuraciones de usuario>Módulos>Inventarios y facturación>Elementos de control>Etiquetas para clasificadores). Por ejemplo, el código del producto podría ser "A29377" y la referencia del fabricante podría tener el código de barras del producto "7702425123779".

Si se usa este método, en esta ventana se debe indicar al sistema cuál es el campo de datos en la información del producto que se usará para almacenar el código de barras.

Se debe tener en cuenta que no exista duplicidad entre los códigos internos de los productos y los códigos de barras, ya que ocasionaría que el sistema cargara el producto incorrecto al usar el lector desde las operaciones.

12. Adicionalmente a las opciones de usuario que se pueden configurar, se puede también restringir ciertas funciones relacionadas con la venta de productos. Estas restricciones se determinan para el perfil de seguridad al que se encuentra asociado el usuario del sistema.

Los permisos de los perfiles se pueden configurar ingresando por el menú Mantenimiento > Seguridad > Perfiles, luego se debe hacer doble clic sobre el perfil que se quiere modificar. Ahora, en la información del perfil se debe hacer clic en el pánel de la izquierda sobre el módulo de Inventarios y facturación y luego clic sobre la pestaña Opciones del lado derecho. Allí se encontrarán todos los permisos que se pueden activar o desactivar afectando el modo de facturar.