Este módulo permite el registro y seguimiento de documentos (cotizaciones, pedidos, remisiones al cliente, órdenes de pedido, órdenes de compra, requisiciones internas y recepción de materiales), para llevar un control detallado de los inventarios y de su disponibilidad actual y proyectada. Se integra totalmente con el módulo de inventarios. Características destacadas | Control y seguimiento de operaciones con los clientes y proveedores | Permite sistematizar, agilizar, controlar y hacerle seguimiento a las transacciones con: - Clientes: cotizaciones, pedidos, remisiones, devoluciones y manejo de anticipos.
- Proveedores: órdenes de compra, recepción de materiales, devoluciones y manejo de anticipos.
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| | Total integración con inventarios, contabilidad y cartera | - Se integra con el módulo de inventarios, permitiendo facturación con base en cotizaciones, pedidos y remisiones; pedidos con base en cotizaciones; remisiones con base en pedidos y compras con base en órdenes de compra y entregas.
- Al facturar o cruzar con los respectivos documentos de inventarios se puede dar por cerrado el documento o dejarlo pendiente para completarlo con documentos posteriores.
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| - Permite registrar anticipos en los pedidos del cliente y las órdenes de compra al proveedor, los cuales se cargan a cartera y proveedores, para cruzarse posteriormente al registrar la factura de compra o venta.
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| | Informes de disponibilidad | | Consulta instantánea del inventario estimado para una fecha actual o futura, el cual tiene en cuenta: La cantidad en inventarios, la cantidad de entradas y salidas programadas de cada ítem (las unidades pedidas, remisionadas, ordenadas para compra, entregadas y ordenadas para producción). |
| | Automatización de operaciones | | Presenta por cada tipo de transacción con clientes y proveedores un asistente especial para el fácil registro de la información, la cual es procesada por el sistema, generando automáticamente los movimientos contables, de cartera, de disponibilidad y de inventarios que correspondan. |
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| | Alarmas tipo semáforo | - Incluye un explorador con control y seguimiento de vencimientos por medio de semáforos.
- Permite definir los días de plazo que tendrán los diferentes documentos para controlar su vencimiento, estableciendo colores de semáforos que se representarán en los exploradores, indicando cuáles están vigentes, cuáles próximos a vencerse y cuáles vencidos.
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| | Explorador de detalle de cotizaciones y órdenes | - Incluye explorador de detalle de documentos, para ver todos los productos y materiales registrados en cada cotización u orden.
- Permite hacer reportes, agrupar, filtrar y totalizar por cualquier variable.
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Cotizaciones instantáneas Con sólo registrar la identificación del cliente y seleccionar los elementos a cotizar, el sistema automáticamente genera la cotización lista para imprimir y enviar al cliente (o exportar a PDF, RTF, HTML, JPG, etc.).
 Adicione anexos y gráficas a las cotizaciones
Permite anexar documentos externos al cuerpo de la cotización, como imágenes o texto en formato Rtf con tablas; igualmente permite tener un listado de los diferentes conjuntos de archivos que se utilizarán en las cotizaciones. Estructure la cotización
Permite editar la cotización para agrupar elementos y sub-totalizarlos además de destacar títulos remarcándolos con colores y negrilla. Programe el plazo y las condiciones de la cotización
Permite definir el plazo de vigencia de la cotización. Personalice el saludo y despedida
Permite definir la estructura de la cotización, el saludo y la despedida, anexar múltiples documentos externos (tablas, cuadros e imágenes), además de observaciones selecciona - bles para cada caso. Permite definir condiciones comerciales adicionales como forma de envío, forma de pago y demás condiciones que el usuario requiera especificar. Explorador de documentos Incluye un explorador de documentos con la capacidad de seguimiento con colores estilo semáforo, para controlar la vigencia y vencimiento de los documentos, mostrando en color gris los documentos cerrados, en color verde los que aún están vigentes, en color amarillo los que están cercanos a su vencimiento y en color rojo los documentos vencidos.
 Automatización de transacciones con clientes
| Pedidos | Permite registrar los
pedidos de los clientes,
detallando los ítems,
las condiciones de la
negociación, anticipos
(si los hay), plazo de
entrega, etc.
Permite registrar
pedidos basados en
cotizaciones,
importando la
información de la
cotización, permitiendo modificar los datos si se desea.
Permite cruzar los anticipos de los pedidos al momento de facturar el pedido.
Al procesar un pedido el sistema generará de manera automática el movimiento contable y de cuenta por pagar correspondiente al anticipo.
Permite imprimir el documento “Pedido de un cliente”. |
Permite hacer las facturas basadas en pedidos, cargando de manera automática la información del mismo y modificarla si se desea. | | | | |
| Remisiones | Permite registrar
remisiones (entregas a
los clientes) y
opcionalmente basarlas
en un pedido, cargando
automáticamente la
información del pedido
y permitiendo modificar
los datos, si se desea.
Permite registrar una
venta facturando con
base en una o varias
remisiones, cargando
de manera automática la información de la remisión y modificar sus datos si se desea.
Permite imprimir el documento “Remisión al cliente”. |
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| Devoluciónes de clientes | Permite registrar la
devolución total o
parcial de elementos
remitidos al cliente,
suministrando la
información de los
elementos devueltos y
sus respectivas
cantidades.
Permite registrar
devoluciones basadas
en una remisión,
cargando de manera automática la información de la remisión y permitiendo modificar los datos, si se desea.
Permite imprimir el documento “Devolución de remisión”. |
Las devoluciones actualizan los saldos pendientes de facturación o de remisión a los clientes. |
Automatización de transacciones con proveedores
| Orden de compra | Con sólo registrar la
identificación del
proveedor y seleccionar
los elementos a
comprar el sistema
automáticamente
genera la orden de
compra lista para
imprimir.
Permite definir la
vigencia o el plazo de
entrega, la forma de
envío y la forma de
pago de la orden de compra.
Permite registrar el anticipo que haya realizado al proveedor con la orden de compra.
Al procesar las compras, permite cruzar los anticipos de las órdenes de compra.
Al procesar una orden de compra el sistema generará de manera automática el movimiento contable y de cuenta por cobrar correspondiente al anticipo. |
Permite registrar las compras basadas en órdenes de compra a los proveedores. | | | | | | | | |
| Recepción de materiales | Permite registrar la
recepción de materiales
y opcionalmente
basarlas en órdenes de
compra, cargando
automáticamente la
información de la orden
y permitiendo modificar
sus datos, si se desea.
Permite registrar
compras basadas en
uno o varios
documentos de
recepción de materiales, cargando automáticamente la información de cada recepción y permitiendo modificar los datos, si se desea.
Permite imprimir el documento “Recepción de materiales”. |
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| Devolución de materiales | Permite registrar la
devolución total o
parcial de los
elementos entregados
por el proveedor,
suministrando la
información básica de
la devolución, los
elementos devueltos,
cantidad y la explicación
de la misma.
Permite registrar
devoluciones basadas en recepción de materiales, cargando automáticamente la información de la recepción y modificar los datos, si se desea.
Permite imprimir el documento “Devolución de materiales”. |
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Adicione anexos y gráficas a las cotizaciones
